CONSEILS JURIDIQUES ET D’AFFAIRES
Les entreprises rouvrent progressivement leurs portes, les cas de COVID-19 diminuent, mais les conséquences de la pandémie sont loin d’être terminées. S’il y a une chose que nous avons appris de la pandémie, c’est qu’il faut toujours s’armer pour faire face aux imprévus. En commençant par la révision de vos contrats et de leurs clauses principales.
«By failing to prepare, you are preparing to fail», disait Benjamin Franklin. Alors que nous avançons vers la reprise des activités, les hommes et femmes d’affaires doivent maintenant réfléchir sur la manière dont ils peuvent relever de nouveaux défis. Leurs entreprises sont actuellement confrontées à de nombreuses questions juridiques, notamment:
En droit du travail: les licenciements, les diminutions de travail, les réductions de salaire) et;
En droit commercial: le défaut d’exécution des obligations et l’incapacité d’opérer en raison des restrictions imposées par le gouvernement.).
Afin de résoudre ces enjeux, il est d’abord nécessaire d’examiner minutieusement vos contrats existants. Par la suite, il est impératif de considérer les nouveaux défis suite à un changement important, comme une pandémie, lors de la rédaction de vos nouveaux contrats.
Révision des contrats existants
Premièrement, il importe de créer un inventaire de tous vos contrats en cours. Ensuite, vous pourrez analyser les dispositions de ces contrats en prêtant attention notamment aux clauses suivantes:
Clauses de force majeure. La pandémie de la COVID-19 pourrait être considérée comme une force majeure, à moins qu’exception soit prévue au contrat. Le cas échéant, elle pourrait libérer les parties de leurs obligations. Certaines obligations peuvent être exclues de l’application d’une clause de force majeure (par exemple, les clauses de paiement), d’où l’importance de ne pas se limiter à l’analyse de cette seule clause;
Clauses de paiement: les dépôts, les avances d’honoraires et les frais administratifs, pour ne nommer que ceux-ci;
Les cas de manquement et les clauses de pénalité;
Clauses de suspension et de résiliation;
Clauses d’indemnisation et de limitation de responsabilité;
Clauses de règlement de différends;
Clauses de préavis.
Pour mieux analyser vos clauses contractuelles et leurs raisons d’être, il faut évaluer les risques de non-respect des obligations contractuelles, comme par exemple dans le cas d’un remboursement d’un dépôt suite à un événement qualifier de force majeure.
Les parties doivent en tout temps faire les efforts nécessaires pour minimiser leurs dommages. Conséquemment, il faut vérifier si des mesures gouvernementales offertes (par exemple, le programme de travail partagé). Veillez à conserver des dossiers et des comptes détaillés de vos démarches afin de vous protéger à toute éventuelle poursuite.
Enfin, rappelez-vous que la solution idéale consiste à modifier vos contrats, pour tenir compte de vos préoccupations relatives à la COVID-19. Il sera toujours préférable de modifier vos accords contractuels plutôt que de les violer et d’être impliqué dans des affaires litigieuses. Si vous anticipez que votre cocontractant ne remplira pas ses obligations contractuelles, avertissez-le du problème et négociez un amendement à votre contrat. Cependant, sachez que cette option est soumise au consentement des deux parties, qui, selon la relation, peut être difficile à obtenir.
Pour mieux analyser vos clauses contractuelles et leurs raisons d’être, il faut évaluer les risques de non-respect des obligations contractuelles, comme par exemple dans le cas d’un remboursement d’un dépôt suite à un événement qualifier de force majeure.
Les parties doivent en tout temps faire les efforts nécessaires pour minimiser leurs dommages. Conséquemment, il faut vérifier si des mesures gouvernementales offertes (par exemple, le programme de travail partagé). Veillez à conserver des dossiers et des comptes détaillés de vos démarches afin de vous protéger à toute éventuelle poursuite.
Enfin, rappelez-vous que la solution idéale consiste à modifier vos contrats, pour tenir compte de vos préoccupations relatives à la COVID-19. Il sera toujours préférable de modifier vos accords contractuels plutôt que de les violer et d’être impliqué dans des affaires litigieuses. Si vous anticipez que votre cocontractant ne remplira pas ses obligations contractuelles, avertissez-le du problème et négociez un amendement à votre contrat. Cependant, sachez que cette option est soumise au consentement des deux parties, qui, selon la relation, peut être difficile à obtenir.
La conclusion de nouveaux accords
Lors de la conclusion d’un nouvel accord, les clauses de « force majeure », de prolongations de délais ou autres clauses similaires, pourraient ne pas trouver application, dans l’éventualité d’une seconde vague, en raison du caractère prévisible qu’aurait cette dernière. C’est pourquoi, à l’avenir, il sera important de qualifier et de préciser dans votre contrat les situations pouvant faire l’objet d’une « force majeure », plutôt que de s’appuyer sur des clauses générales.
Les catégories de clauses suivantes sont des exemples de clauses qui peuvent être incluses dans un nouvel accord ou dans un amendement contractuel :
Clauses de force majeure. Identifier les types d’événements qui seront considérés comme des cas de force majeure et évitez toute ambiguïté.
Clauses relatives aux exigences en matière de santé et de sécurité. Prévoyez les exigences et les mesures en matière de santé et de sécurité qui seront mises en place pour protéger les parties, notamment dans les contrats impliquant des travailleurs de la santé.
Clauses d’évolution d’exécution. Par exemple, il peut s’agir de barèmes prédéterminés permettant de contrôler les performances tout au long de la relation.
Clauses de paiement et de tarification. Inclure les délais de paiement, les suspensions de paiement et les pénalités pour retard de paiement. Par exemple, les entreprises qui s’appuient sur des contrats de service prépayés peuvent devoir conserver les paiements dans un compte en fiducie pour pouvoir rembourser les clients sans délai. D’autres exemples comprennent une « taxe COVID » qui prévoit une augmentation des prix en raison des mesures et efforts supplémentaires mis en place.
Clauses de renégociation. Par exemple, les ordres du gouvernement peuvent déclencher une mise à jour du contrat pour une période déterminée. Cependant, assurez-vous d’éviter les clauses trop vagues. En effet, laisser une trop grande marge de manœuvre lors d’une renégociation peut permettre aux parties de s’éloigner trop grandement de l’accord initial.
Hardship Clause (contrainte excessive, contrainte économique). Cette clause est avantageuse lorsqu’une charge excessive est imposée à l’une des parties en raison d’événements imprévus (force majeure). Un « Hardship Clause » pourrait, selon les circonstances, vous permettre de renégocier le montant de vos paiements contractuels.
Clauses de renouvellement. Les parties peuvent déterminer une période de renouvellement et un préavis de renouvellement plus court, car la situation financière évolue rapidement.
Clauses de défaut. Déterminer le critère/seuil caractérisant un défaut. Par exemple, s’agit-il d’une « impossibilité d’exécution » ou d’une norme moins sévère? Soyez précis sur ce qui constitue un cas de défaut afin d’éviter qu’un tribunal ait à interpréter le contrat à une date ultérieure.
Clauses de suspension temporaire. Définir la durée de la suspension. Les parties peuvent envisager de définir une période d’expiration pour mettre fin au contrat en cas de prolongation de la période de suspension. Cela donne aux parties une protection contre la résiliation unilatérale pendant un certain temps.
Clauses de résiliation. Déterminer la période de préavis avant la résiliation. Cette clause s’applique tant aux fournisseurs qu’aux clients qui auront besoin de mettre fin à des projets en raison de changements de circonstances.
Clauses d’atténuation. Déterminez dans quelle mesure les parties devront atténuer les dommages et assumer les coûts et dépenses.
Clauses de règlement des différends. En cas de litige, envisagez des clauses de règlement interne, de médiation ou d’arbitrage afin d’éviter tout litige potentiel.
Clauses de dommages-intérêts liquidés. Déterminer une pré estimation des dommages et intérêts en cas de violation, pour éviter de laisser la décision au tribunal lors d’un litige potentiel.
En terminant, gardez en tête qu’en consacrant plus de temps, d’énergie et de ressources aujourd’hui pour l’examen et la bonne rédaction de vos documents juridiques, vous réduirez le temps et l’argent consacré à la résolution de litiges potentiels. Pour des informations complémentaires, ou si vous souhaitez mettre en œuvre les informations fournies, n’hésitez pas à contacter un avocat!
